A WebDepo olyan webalapú raktárkezelő program, amely elsősorban bérraktározással és belföldi szállítmányozással foglalkozó vállalkozások számára készült. A rendszer a betárolástól és a tárhelykezeléstől kezdve a komissiózáson és kitároláson át egészen a fuvarfeladatok megszervezéséig képes támogatni a napi működést.
A program használatával egy helyen követhetők az áruk, a raktári mozgások, a kapcsolódó dokumentumok, a hozzáadott értékű szolgáltatások és a kiszállítási feladatok. A raktár ügyfelei külön hozzáférést kaphatnak, amelyen keresztül megtekinthetik saját készletüket, valamint betárolási és kitárolási igényeket küldhetnek.
A raktári folyamatok vonalkódos azonosítással is működtethetők. Ez különösen nagy árumennyiség, sok tárhely vagy gyakori árumozgás esetén segítheti a pontosabb adminisztrációt. A rögzített műveletek később visszakereshetők, így egy készleteltérés vagy vitatott teljesítés esetén ellenőrizhető, hogy mikor, melyik áruval és milyen művelet történt.
A WebDepo nem egyszerű készletnyilvántartó alkalmazás. Összetett, többféle munkafolyamatot kezelő rendszer, ezért bevezetése oktatást és megfelelő folyamatkialakítást igényel. A program előnyei akkor használhatók ki igazán, ha a raktári munkatársak, az operátorok és a logisztikai vezetők egységes szabályok alapján dolgoznak benne.
A raktárkezelő program elsősorban olyan szolgáltatóknak készült, amelyek más vállalkozások áruit tárolják, kezelik, készítik össze vagy szállítják.
Különösen hasznos lehet az alábbi területeken:
bérraktározás;
raklapos, polcos vagy blokkos tárolás;
nagy mennyiségű termék kezelése;
rendszeres be- és kitárolási műveletek;
LOT- vagy sarzsazonosítást igénylő áruk tárolása;
élelmiszeripari, gyógyszeripari vagy vegyipari termékek kezelése;
komissiózás és egységcsomagok összeállítása;
hozzáadott értékű raktári szolgáltatások elszámolása;
belföldi szállítási feladatok megszervezése;
fuvarokmányok előállítása;
teljesítési igazolások és egyéb dokumentumok kezelése.
A rendszer azokban a raktárakban lehet különösen előnyös, ahol nemcsak az aktuális készlet mennyiségét kell ismerni, hanem az áru pontos helyét, LOT-számát, mozgástörténetét és a hozzá kapcsolódó dokumentumokat is nyilván kell tartani.
A programban rögzíthetők például gyártóművi bizonylatok, analízislapok és egyéb dokumentumok. Ezek később a kapcsolódó műveletekhez vagy számlákhoz is hozzárendelhetők.
Egy raktárkezelő rendszer kiválasztásánál legalább olyan fontos tisztázni a korlátokat, mint bemutatni a funkciókat. A WebDepo nem minden készletkezelési feladatra készült.
A program nem ideális:
ömlesztett, folyékony vagy szóródó áruk kezelésére;
klasszikus webshopos készletkezelésre;
bolti készletnyilvántartásra;
pénztárgépes értékesítés támogatására;
olyan kereskedelmi folyamatokra, ahol elsősorban az áruk beszerzési és eladási értékének kezelése a cél.
A WebDepo raktári árumozgásokat és logisztikai szolgáltatásokat kezel. A hozzá csatlakoztatható számlázási funkció a raktározási, fuvarozási és kapcsolódó szolgáltatások elszámolását támogatja, nem pedig a raktárban tárolt termékek kiskereskedelmi értékesítését.
Amennyiben egy vállalkozás elsősorban webshopkészletet, üzleti eladásokat vagy pénztárgépes tranzakciókat szeretne kezelni, valószínűleg más típusú készletnyilvántartó vagy vállalatirányítási rendszerre van szüksége.
A piacon számos raktári szoftver érhető el, de a funkciólisták önmagukban nem mindig mutatják meg, hogy egy rendszer valóban alkalmas-e egy adott raktár működésének támogatására.
A WebDepo egyik meghatározó sajátossága, hogy a raktározási és szállítmányozási feladatok egy rendszerben kezelhetők. Ez különösen azoknak a szolgáltatóknak lehet fontos, amelyek a tárolás mellett komissiózást, csomagolást, fuvarszervezést vagy belföldi kiszállítást is végeznek.
A programban hagyományos raklapos, polcos és blokkos tárolási struktúrák alakíthatók ki. Emellett egyedi jelölésű tárhelyek is létrehozhatók, így a rendszer a raktár tényleges fizikai felépítéséhez igazítható.
Nyilvántarthatók:
betárolások;
kitárolások;
belső áthelyezések;
komissiózások;
készletkorrekciók;
raktári szolgáltatások;
kapcsolódó bizonylatok és dokumentumok.
A rögzített műveletek visszakereshetők, így utólag ellenőrizhető, hogy az adott termék mikor került a raktárba, hol tárolták, milyen mozgások történtek vele, és mikor adták ki. A készletadatok ügyfelenként is elkülöníthetők. A rendszer minden éjszaka pillanatfelvételt készít a teljes készletről, amelynek segítségével meghatározható, hogy egy adott ügyfél áruja hány raktárnapot töltött a tárolóban. Ez a bérraktározási díjak kiszámításánál és utólagos ellenőrzésénél is használható.
A bérraktározás gyakran nem ér véget az áru tárolásával. A raktárak rendszeresen végeznek olyan kiegészítő feladatokat, amelyek külön szolgáltatásként számlázhatók.
A mozgások lezárásakor többek között az alábbi műveletek rögzíthetők:
címkézés;
fóliázás;
raklapképzés;
átcsomagolás;
egyéb, ügyfélspecifikus műveletek.
A rögzített tevékenységek később tételesen elszámolhatók. Ez csökkentheti annak kockázatát, hogy egy elvégzett raktári szolgáltatás kimaradjon a számlázásból.
A LOT vagy sarzs szám lehetővé teszi az azonos gyártási tételhez tartozó termékek elkülönített nyomon követését. Ez különösen fontos lehet:
élelmiszereknél;
gyógyszeripari termékeknél;
vegyi áruknál;
olyan termékeknél, amelyeknél visszahívásra vagy tételszintű visszakeresésre lehet szükség.
A rendszerben a készlet nemcsak cikkszám és mennyiség, hanem LOT-azonosító alapján is kezelhető. Így egy adott gyártási tétel mozgása a betárolástól a kitárolásig követhető. A program támogatja a FIFO- és LIFO-elv szerinti árumozgást is. A megfelelő kitárolási sorrend meghatározása különösen akkor fontos, ha az áruk eltérő időpontban érkeztek, vagy a tárolási szabályok előírják egy meghatározott sorrend követését.
Élelmiszerek tárolásánál fontos követelmény lehet a termékek elkülönítése, az árumozgások dokumentálása, valamint a tételek visszakövethetősége. A WebDepo a tárhelyek, LOT-számok, mozgások és kapcsolódó dokumentumok kezelésével támogatja a HACCP-rendszerhez igazodó raktári működést.
A megfelelőséghez ugyanakkor nem elegendő önmagában egy szoftver használata. A megfelelő raktári környezetet, belső szabályokat, felelősségi köröket és ellenőrzési folyamatokat a vállalkozásnak kell kialakítania.
A komissiózás során a raktári munkatársak egy megrendelés vagy kitárolási igény alapján összegyűjtik és előkészítik a kiadandó termékeket. A program segíti:
a szükséges cikkek azonosítását;
a tárhelyek megkeresését;
a megfelelő mennyiség kiválasztását;
a vonalkódos ellenőrzést;
a kiadási folyamat dokumentálását.
A vonalkódos azonosítás csökkentheti annak esélyét, hogy a munkatárs téves terméket vagy nem megfelelő mennyiséget készítsen össze.
Betároláskor a rendszer tárhelyjavaslatot adhat az áru elhelyezéséhez. Ez segítheti a rendelkezésre álló raktári terület jobb kihasználását, és csökkentheti az egyes tárhelyek túlterhelését. A tárhelyjavaslat nem helyettesíti a raktári szabályokat vagy az operátor döntését, de támogatást nyújthat nagy mennyiségű áru vagy összetett tárolási struktúra esetén.
A vonalkódok segítségével a termékek, raklapok és tárhelyek gyorsan azonosíthatók. A dolgozónak nem kell minden adatot manuálisan begépelnie: a megfelelő kód beolvasásával a rendszer azonosítja az árut vagy a tárhelyet. A vonalkódos munkavégzés különösen az alábbi folyamatokban lehet hasznos:
áruátvétel;
betárolás;
belső áthelyezés;
komissiózás;
kitárolás;
leltározás;
tárhely-ellenőrzés.
A termékek kézi cikkszám alapján történő azonosítása nagy árumennyiség esetén lassú és hibalehetőségeket tartalmaz. A vonalkód beolvasásával gyorsabban ellenőrizhető, hogy valóban a megfelelő áruval történik-e a művelet.
A betárolás, kitárolás és áthelyezés közvetlenül a munkavégzés helyén rögzíthető. Így az operátor és a raktárvezető frissebb információt kaphat az aktuális készletről és a folyamatban lévő műveletekről.
A vonalkódok használata csökkentheti a kézi adatbevitel mennyiségét. Ez nemcsak időt takaríthat meg, hanem a félregépelésekből származó hibák számát is mérsékelheti.
A rendelés összeállításakor a raktári munkatárs beolvashatja a kiválasztott terméket. A rendszer így ellenőrizheti, hogy az adott cikk szerepel-e a komissiózási feladatban.
Leltározáskor a tárhelyek és termékek vonalkódos azonosítása egyszerűbbé teheti az adatok rögzítését. A programban a kitárolás során az adott tárhelyen maradó készlet is megjeleníthető, így a napi munkavégzés közben is végezhető folyamatos készletellenőrzés.
A WebDepo targoncás felülete mobileszközön futó, a raktári munkavégzéshez kialakított kezelőfelület. Leggyakrabban a targoncára rögzített táblagépen használható. Az operátor a rendszerből feladatot küldhet a targoncás munkatársnak. A feladat tartalmazhatja:
a kitárolandó vagy áthelyezendő árut;
az érintett tárhelyet;
a szükséges mennyiséget;
a művelet típusát.
A targoncás munkatárs vonalkód-leolvasással azonosíthatja az árut és a tárhelyet, majd visszajelezheti a feladat elvégzését. Az operátor valós időben követheti, hogy:
melyik feladat van folyamatban;
mikor kezdődött meg a művelet;
mikor fejezte be a targoncás;
mikor adható ki a következő feladat.
Ez segíthet csökkenteni az üresjáratokat, és átláthatóbbá teheti a targoncák és a raktári munkatársak napi terhelését.
A raktári folyamatokhoz gyakran nemcsak árumozgások, hanem különböző dokumentumok is kapcsolódnak. Ilyenek lehetnek például:
analízislapok;
gyártóművi bizonylatok;
teljesítési igazolások;
átvételi dokumentumok;
szállítólevelek;
kitárolási okmányok;
ügyféltől kapott mellékletek.
A WebDepo dokumentumtárában ezek a fájlok az érintett művelethez, cikkhez vagy számlázási folyamathoz rendelhetők. A dokumentumok rendszerezett tárolása különösen akkor előnyös, ha egy teljesítési igazolást vagy gyártási dokumentumot később meg kell keresni, illetve a számlához is mellékelni kell. Az analízisek és gyártóművi bizonylatok a megfelelő beállítások mellett automatikusan hozzárendelhetők a kapcsolódó számlákhoz.
A raktárból kiadott áru gyakran nem külső fuvarozóhoz kerül, hanem a raktározó vállalkozás maga szervezi meg a belföldi kiszállítást. A WebDepo szállítmányozási moduljában a raktározásból keletkező és az attól független fuvarfeladatok is kezelhetők. A küldemények:
önállóan rögzíthetők;
kitárolási műveletből átemelhetők;
fájlimporttal tömegesen betölthetők.
A modul támogatja az ADR-, hőmérséklet-szabályozást igénylő és emelőhátfalas küldemények nyilvántartását. A küldeményekhez EKÁER-szám is hozzárendelhető.
Egy fuvarfeladat több felrakási és lerakási pontot is tartalmazhat. A helyszínek sorrendbe rendezhetők, így a rendszer összetettebb belföldi körfuvarok kezelésére is használható.
A fuvarok tervezésénél nemcsak a tömeg, hanem az áru által elfoglalt rakodótér is fontos lehet. A rendszer raklaphely és ládaméter alapján is képes nyilvántartani a rakomány helyigényét.
A megbízásokhoz költségek rendelhetők, így fuvaronként összevethető a bevétel és a ráfordítás. Ez segítheti annak megállapítását, hogy mely fuvarok, ügyfelek vagy megbízástípusok működnek nyereségesen.
A modul gyűjtő szállítmányozási feladatok, teljes rakományos FTL-fuvarok és részrakományos LTL-megbízások kezelésére is használható.
A rögzített adatokból többféle dokumentum generálható:
rakományjegyzék
szállítólevél
fuvarlista
CMR
A dokumentumok automatikus előállítása csökkentheti a kézi adminisztrációt, és egységesebbé teheti a fuvarok dokumentálását.
A bérraktározás során az ügyfelek rendszeresen kérnek készletinformációt, betárolást vagy kitárolást. Ha ezek a kérések kizárólag e-mailben és táblázatokban érkeznek, könnyen nehezen követhetővé válhatnak. A WebDepo ügyfélportálján minden ügyfél saját fiókot kaphat. A felület külön URL-en érhető el, és az ügyfél csak a saját adatait láthatja. Az előfizetés keretében korlátlan számú ügyfél számára biztosítható hozzáférés. Az ügyfélportálon az ügyfelek:
betárolási igényt rögzíthetnek
kitárolási igényt rögzíthetnek
táblázatos fájlból importálhatnak igényeket
megtekinthetik aktuális készletüket
exportálhatják a készletinformációkat
követhetik a be- és kitárolások naplóját
Az ügyfélportál csökkentheti az e-mailben küldött készletkimutatások és kézzel feldolgozott megrendelések számát. Egyúttal az ügyfél számára is átláthatóbbá teheti, hogy milyen készlettel rendelkezik, és mi történt a korábbi kéréseivel.
A raktárhely vagy tárhely az áru pontos fizikai helyét jelöli a raktáron belül. A programban minden raktárhelyhez egyedi azonosító rendelhető. Ez alapján meghatározható, hogy az adott áru melyik:
raktárban
zónában
regálon
polcon
blokkban
raklaphelyen
található. A WebDepo többféle tárhelytípust támogat, például polcot, regált, blokkot és raklapot. A megfelelő tárhelystruktúra különösen nagyobb raktárban fontos. Nem elegendő tudni, hogy egy termékből mennyi van készleten: a napi munkavégzéshez azt is pontosan ismerni kell, hol található. A tárhelyek vonalkóddal is elláthatók. A munkatárs így betároláskor vagy áthelyezéskor beolvashatja az érintett hely azonosítóját, és a rendszerben is rögzítheti az áru új pozícióját.
A program kimutatásmodulja a tulajdonosok, cégvezetők és raktárvezetők számára biztosít részletesebb működési adatokat. A kimutatások tetszőleges időszakra lekérhetők, így nemcsak az aktuális állapot, hanem egy korábbi hónap, negyedév vagy év teljesítménye is elemezhető. A rendszerben többek között vizsgálható:
az ügyfelenkénti bevétel, kiadás és profit
az ügyfelenkénti megbízások száma
az ügyfelenkénti betárolások és kitárolások
az operátoronkénti teljesítmény
a forgalmi adatok alakulása
a raktárhelyek kihasználtsága
a kiadások megoszlása
A kimutatások segíthetnek annak meghatározásában, hogy egy adott ügyfél mekkora forgalmat generál, milyen költségekkel jár a kiszolgálása, és milyen eredményt termel.
Az operátorokhoz kapcsolódó megbízások, be- és kitárolások, valamint pénzügyi adatok külön is lekérhetők. Ezek az információk a munkaterhelés és a folyamatok vizsgálatát támogathatják.
A regálok, polcok és blokkok kihasználtsága külön megvizsgálható. Ez segítséget adhat a raktári terület átszervezéséhez vagy egy későbbi kapacitásbővítési döntéshez.
A gyártás modul előre meghatározott recept alapján több cikkből új cikket hoz létre. Ez a funkció olyan raktárak számára lehet hasznos, amelyek a tárolás mellett:
egységcsomagokat
promóciós szetteket
készleteket
kiteknek nevezett termékcsomagokat
is összeállítanak ügyfeleik számára. A recept meghatározza, hogy az új termék elkészítéséhez mely cikkekből és milyen mennyiségre van szükség. A művelet rögzítésekor:
a felhasznált összetevőket a rendszer levonja a készletből;
az elkészült új cikket bevételezi;
a készletváltozás visszakövethető marad.
A modul nem teljes körű ipari termelésirányításra készült, hanem egyszerűbb raktári összeszerelési, csomagolási és készletátalakítási feladatokra használható.
A raktárkezelő program értékét jelentősen befolyásolja, hogy miként kapcsolható össze a vállalkozás többi rendszerével.
A WebDepo a Paid számlázóprogrammal együtt használva könnyű, tömeges számlázási folyamatot biztosít. A rendszer többnyelvű számlák előállítását is támogatja. A raktározási, fuvarozási és hozzáadott értékű szolgáltatások adatai így felhasználhatók a számlázás során.
A WebDepo integrálható a Deliveo futár- és fuvarszervező rendszerrel. A raktári kitárolások átadhatók a Deliveónak, ahol azokból új küldemények jönnek létre. Ez akkor lehet hasznos, ha a raktárból kiadott áru kézbesítését saját futárok vagy szerződött partnerek végzik.
Más ügyviteli rendszerek csatlakoztatására is van lehetőség. Az integráció megvalósíthatósága minden esetben függ a másik rendszer technikai lehetőségeitől, az elérhető adatkapcsolattól és a szükséges adatfolyamatoktól. Egy új integráció előtt ezért pontosan meg kell határozni:
milyen adatokat kell átadni
melyik rendszer legyen az adatok elsődleges forrása
milyen gyakran történjen szinkronizálás
hogyan kezelhetők a hibák és az eltérések
A WebDepo teljes kezelőfelülete több nyelven használható. Igény esetén további nyelvi változat elkészítése is kérhető. Ez többnyelvű munkatársi környezetben vagy nemzetközi ügyfélkör esetén lehet előnyös.
Kitároláskor megjeleníthető az adott tárhelyen maradó készlet. A munkatárs így a napi feladat elvégzése közben is ellenőrizheti, hogy a rendszerben nyilvántartott és a ténylegesen megtalálható mennyiség egyezik-e. A folyamatos ellenőrzés nem feltétlenül szünteti meg az időszakos leltár szükségességét, de segíthet a készleteltérések korábbi felismerésében.
A rendszer adatai táblázatos XLSX-formátumban exportálhatók. Az exportált adatok felhasználhatók:
további elemzéshez;
vezetői kimutatásokhoz;
ügyfélnek küldött riportokhoz;
más alkalmazásokban történő feldolgozáshoz;
ellenőrzési és egyeztetési feladatokhoz.
Egyedi igények és továbbfejlesztés
A raktári működés vállalkozásonként eltérő. Még két hasonló méretű bérraktár között is jelentős különbség lehet a tárhelystruktúrában, a dokumentációban, a számlázási logikában vagy az ügyfelek kiszolgálásában. A WebDepo fejlesztése során figyelembe vesszük az ügyfeleknél felmerülő gyakorlati igényeket. A cél nem az, hogy minden vállalkozás teljesen külön rendszert kapjon, hanem hogy a több cégnél használható funkciók beépüljenek az egységes termékbe.
Ennek előnye, hogy az ügyfél egy már működő, kipróbált rendszert használhat, amely paraméterezhető beállításokkal igazítható a saját folyamataihoz. A fejlesztési javaslatokat minden esetben megvizsgáljuk, de nem vállalható, hogy minden egyedi kérés automatikusan vagy azonnal bekerül a programba. Elsősorban azokat a módosításokat érdemes megvalósítani, amelyek:
több felhasználó számára is hasznosak
javítják a rendszer működését
csökkentik az adminisztrációt
növelik a folyamatok biztonságát
illeszkednek a program hosszú távú működéséhez
Egy raktárkezelő program kiválasztása előtt érdemes összegyűjteni a vállalkozás legfontosabb folyamatait és elvárásait. A döntés előtt célszerű tisztázni:
hány ügyfél áruját kezeli a raktár
hány különböző cikk található készleten
milyen tárhelystruktúrát használnak
szükséges-e LOT- vagy sarzskezelés
milyen be- és kitárolási folyamatok működnek
szükséges-e vonalkódos munkavégzés
milyen hozzáadott értékű szolgáltatásokat végeznek
kell-e ügyfélportál
szükséges-e belföldi fuvarszervezés
milyen dokumentumokat kell tárolni
mely rendszerekkel kell adatot cserélni
hogyan történik jelenleg a raktározási szolgáltatások számlázása
A demó során nemcsak a funkciókat érdemes végignézni, hanem egy valós raktári folyamatot is kipróbálni. Például létrehozható egy betárolás, elhelyezhető az áru egy tárhelyen, majd készíthető kitárolási és fuvarfeladat. Így hamarabb kiderülhet, hogy a program kezelési logikája megfelel-e a vállalkozás napi működésének.
A WebDepo raktárkezelő program 14 napos próbaidőszakban is kipróbálható. A tesztelés során érdemes saját működéshez hasonló termékeket, tárhelyeket és munkafolyamatokat létrehozni, mert ezek alapján pontosabban megítélhető, hogy a rendszer megfelelő-e a vállalkozás számára. A próbaidőszak előtt vagy közben célszerű összegyűjteni a felmerülő kérdéseket, valamint azokat a folyamatokat, amelyek eltérnek a szokásos raktári működéstől.